6 bước của quy trình tổ chức một sự kiện thành công
Để quản trị tốt một sự kiện chuyên nghiệp, tổ chức sự kiện luôn cần trải qua những quy trình cơ bản sau:
1. Hình thành chủ đề cho sự kiện:
Xây dựng chủ đề cho sự kiện cần dựa vào mục tiêu mà sự kiện cần đạt được. Tùy vào mục đích như ra mắt sản phẩm, hội nghị tri ân khách hàng, hay tiệc ăn uống... để xây dựng chủ đề phù hợp cho sự kiện. Ngoài ra còn nhiều yếu tố có ảnh hưởng như chi phí, ngân sách cho phép, đia điểm, văn hóa, luật pháp sẽ quy định sự kiện được tổ chức ở đâu, ở mức độ thật hoành tráng hay ở mức vừa phải.
2. Viết nội dung chương trình:
Nếu bạn thuê 1 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì họ sẽ gửi đến bạn bảng báo giá cộng thêm tư vấn phù hợp dựa vào ngân sách, địa điểm và mục đích sự kiện mà bạn cung cấp. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn tất yếu nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty sự kiện với nhau. Nhưng, ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3. Hoạch định:
Đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc buộc phải thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các hạng múc bắt buộc phải có (ví dụ như: chuẩn bị sản phẩm dùng thử, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, ..); Bảng phân công công tác - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm việc gì và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công tác - Timeline.
4. Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện:
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ. Bảng dự trù chi phí rủi ro trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ giúp ban giải quyết tốt các biến cố phát sinh trong và ngoài sự kiện.
5. Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho:
Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa chữa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho..
