Những lưu ý quan trọng nhất khi tổ chức một sự kiện

Trong tay luôn có bảng danh mục công việc phải làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như nên hướng đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra an toàn và nhanh chóng nhất. Để làm được điều này, bản kế hoạch sự kiện của bạn cần có mọi việc làm, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho lễ, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân như thế nào…

Những việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy cái khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc phải làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện khác nhau với từng mục đích của sự kiện. Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… công ty thường nhắm đến các khách sạn sang trọng. Nhưng khi thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận điều tra, khảo sát trước, có thể công ty sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn và ước lượng được số khách tham dự để lựa chọn địa điểm phù hợp hơn.

Chi phí thuê địa điểm cũng là điểm bạn cần quan tâm… Nhiều địa điểm bạn không có thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn.

Âm thanh, ánh sáng

Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm sự kiện cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng cần thật hoàn hảo để không gây rắc rối cho người mẫu, nhóm múa nhóm nhảy... Với những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp điều này ít khi xảy ra vì họ luôn có thiết bị dự phòng, nhưng nó sẽ rất khó khăn nếu như bạn tự tổ chức và âm thanh ánh sáng phải đi thuê.

Nhân sự sự kiện

Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá buộc phải quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình bắt buộc không nên xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn lễ đi một nẻo!

Đội ngũ PG, PB tuyển dụng chọn lọc không kỹ càng, hay tuyển dụng kiểu "nước đến chân mới nhảy" cũng là yếu tố làm mất hình ảnh cho sự kiện của bạn, rộng hơn chính là hình ảnh, thương hiệu của công ty bạn. Một đội ngũ PG khập khiễng, người cao quá, người thấp quá, đặc biệt trang phục lại không đồng đều thì bạn có thể tưởng tượng sản phẩm của bạn trên tay đội ngũ này sẽ mang hình ảnh như nào rồi đấy.

Tổ chức một sự kiện không hề là việc đơn giản, đặc biệt nếu sự kiện diễn ra dài ngày, nó yêu cầu sự chuẩn bị chu đáo tất cả mọi mặt, người làm sự kiện cần có kinh nghiệm, kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý con người thật tốt. Việc thuê một công ty tổ chức sự kiện là cần thiết nếu bạn không có đủ nhân lực và nguồn lực để tổ chức một sự kiện tòan vẹn. Liên hệ ngay với Thăng Long Show - Công ty văn hóa nghệ thuật Thăng Long Show - 0846229999với hơn 10 năm kinh nghiệm - bạn sẽ được tư vấn về sự kiện cụ thể nhất, trọn gói nhất.